보고의 정석

회사에서는 하루에도 수많은 보고가 이루어집니다.

보고는 윗상사와의 Communication 이라고 볼 수 있는데요, 

오늘은 이 보고의 정석에 대해 살펴 봅니다. 

 

보고의 홍수

 

보고의 종류도 몇가지가 있습니다. 

구두보고, 서면보고,  On-Line 보고, Off-line 보고, 약식보고, 정식보고,

일정에 대한 보고, 일상적인 보고, 주요사안에 대한 보고 등이 있습니다.

- 구두보고 : 말로 보고하는 것

- 서면보고 : 보고서 장표를 보여주면서 보고하는 것

- On-Line 보고 : 메일이나 전화( 일종의 구두보고)상으로 보고하는 것

- Off-Line 보고 : 얼굴을 마주보고 대면하면서 보고하는 것

- 일정에 대한 보고 : 오늘 오후에 XX 현장 출장 다녀오겠습니다.

- 일상적인 보고 : 일정하게 반복적으로 이루어지는 보고. (주간업무 보고, 월간업무 보고 등)

 

가장 중요한 보고

 

문제는 주요사안에 대한 보고에서 발생합니다. 

일상적이지 않은 특이한 이슈나 사안에 대해 

구두, 보고서, 전화, 대면보고 어떤 보고의 형태로든  보고를 할때가 중요합니다. 

 

보고를 받는 당사자는 팀장이나 임원.

이 사람들의 공통된 특징은 ?

바쁜 사람들이라는 것입니다. 

수많은 결재와 회의, 자료 검토, 의사결정, 보고 받고 또 윗사람에게 보고..... 

이 업무의 반복입니다. 

항상 무언가에 쫒기고 있는 것 같고, 바쁜 사람들입니다. 

 

이런 사람들에게 보고는 어떻게 해야 할 까요 ?  보고의 정석이 있을까요 ?

아래 케이스 1, 2  두가지의 경우를 한번 보시죠.

 

Case 1) XXX 사안에 대한 해결방안 보고

              검토하게 된 배경 설명

              발견된 문제점들

              이런 문제가 회사에 끼치는 영향

              이 문제를 해결하기 위한 대안 1,2,3

              각각의 장, 단점 비교

              동종타사나 업계의 유사한 사례

              결론

              기대효과

 

Case 2) XXX 사안에 대한 해결방안 보고

              결론

              summary된 내용 1~2분 이내로 설명 

              Q & A

 

여러분이 보고를 받는 입장이라면 어떤 보고를 선호하시겠습니까 ?

 

"무조건 결론부터 얘기하고 풀어나가는 방식이 좋습니다. "

 

팀장, 임원은 훨씬 많은 정보를 가지고 있습니다. 

알고 있는 내용을 주절이 주절이 얘기하기 시작하면 짜증부터 나겠죠.

결론을 듣고,  몇가지 질문을 합니다. 

수십년의 경험을 바탕으로,   제목만 보고도 짚어봐야할 내용이 머리에 떠오릅니다. 

그걸 보고자가 미리 검토했는지 질문을 통해 체크를 하는 겁니다. 

보고자가 응답하는 것만 봐도  제대로 분석하고 작성된 내용인지 

날탱이로 급하게 작성한 것인지 파악이 됩니다. 

 

하고 싶은 얘기를 하는 것이 아니라, 듣고 싶어 하는 얘기를 하라

 

보고를 하기 전, 임원이나 팀장의 입장에서 한번만 생각해 보면 됩니다.

보고자가 하고 싶어하는 얘기와  윗상사가 듣고 싶어하는 얘기는 다를수 있습니다. 

'이런 얘기를 듣고 싶어할까 ? '

'문제만 다루고 있는데  해결방안에 대해서 듣고싶어 할까 ?'

'이런 이슈에 대해서는 궁금해할까 ?'

윗상사와 지내다 보면,  관심분야가 무엇인지  어떤 보고 스타일을 선호하는지 파악할 수 있습니다.

몇년간 같이 일했으면서도 이런게 파악이 안된다면 당신이 문제입니다. 

나의 관점이 아니라 윗상사의 관점에서 보고서를 만들고,  실제 보고도 그렇게 이루어져야 합니다.

 

보고도 적절한 시기가 있을까 ? 

 

아침에 출근하자마자 골치아프고 문제가 많은 보고를 듣게 된다면 , 

점심 식사후 나른한 시간에  별 중요하지도 않은 내용을 보고한다고 들고 오면,

임원한테 깨지고 온 팀장에게  보고한다고 들이 밀면  어떤 기분이 들까요 ?

보고를 받는 위상사도 사람입니다. 

집중이 잘되는 시간이 있고,  아무것도 하기 싫을때도 있습니다. 

어느 정도 분위기를 봐가면서 보고를 해야 제대로 된 보고를 할 수 있습니다. 

(시급 요하는 사항은  즉시 보고가 되어야 하겠죠.)

실제 경험으로 보아도,  기분 좋을때 보고는 상당부분  오케이가 됩니다. 

반대의 상황에서는 재작성이나 수정하라는 비율이 훨씬 높게 나옵니다. 

 

이렇게 몇번 쌓이면  임원이나 팀장의 머리 속에는

똑똑하고 일 잘하는 직원으로 자리매김하게 되는 거죠.

똑같은 시간을 들여 보고서를 만들고도  보고를 어떻게 하느냐에 따라 

답답한 직원이 될수도 있고, 일잘하는 직원이 될 수도 있습니다. 

보고의 정석대로 한번 시도해 보시기 바랍니다.